Om in een werksituatie misverstanden, onduidelijkheid en onbegrip te voorkomen is het van belang om voorwaarden, afspraken en regels overeen te komen die naast de reguliere wetgeving gelden. Je kunt dit als werkgever voor elke werknemer individueel opnemen in een arbeidscontract. Maar je kunt dit ook centraal regelen door een personeelshandboek op te stellen. Doen Wat Werkt: een personeelshandboek! Laten we er samen mee aan de slag gaan!
Wat is een personeelshandboek?
Een personeelshandboek beschrijft de verwachtingen en afspraken van zowel de werkgever als de werknemers met als doel om duidelijkheid te scheppen. Je kunt deze afspraken individueel vastleggen in een arbeidsovereenkomst, maar het scheelt veel (papier)werk en tijd door deze afspraken vast te leggen in een personeelshandboek. Als een werknemer dan zijn of haar handtekening onder een arbeidsovereenkomst zet, gaat hij of zij automatisch akkoord met alle regels in het personeelshandboek.
Een personeelshandboek komt relatief veel voor in bedrijven waar geen cao geldt. Op deze manier zijn de afspraken toch enigszins centraal geregeld en vastgelegd. Maar ook als er wel een cao geldt kan het opstellen van een personeelshandboek geen kwaad. Het geeft zowel de werknemers als werkgever vastigheid en duidelijkheid. De werknemers weten wat er van hen wordt verwacht en als werkgever voorkom je zo discussies achteraf.
Wat staat er in een personeelshandboek?
De inhoud van een personeelshandboek verschilt per bedrijf en organisatie. Een personeelshandboek mag nooit in strijd zijn met de wet en de in de cao vastgelegde regels. Toch blijft er dan nog veel ruimte over voor een eigen invulling van de arbeidsregels. De volgende onderwerpen komen veelvuldig terug in een personeelshandboek:
- Overwerkregeling: wanneer is er sprake van overwerk en hoe worden deze geregistreerd en uitbetaald of in tijd opgenomen?
- Reiskostenregeling: is er een reiskostenvergoeding en zo ja, hoe wordt dit berekend en hoeveel is de vergoeding?
- Bruikleen van bedrijfsmiddelen: Wat is er in een bruikleen, hoe word je geacht hiermee om te gaan en wat als het kapot gaat?
- Vakantiedagen: hoeveel vakantiedagen zijn er, wanneer en hoe neem je deze op?
- Pauzes: hoeveel pauzes zijn er op een dag, zijn dit vaste tijden of niet en zijn deze voor de rekening van de werkgever of de werknemer?
- Verzuim: bij wie moet dit worden gemeld en uiterlijk wanneer?
- Gedragscode: hoe hoor je je te gedragen, wat wordt wel en niet geaccepteerd en wat zijn de consequenties?
Dit zijn maar enkele voorbeelden van onderwerpen die terugkomen in een personeelshandboek. Je kunt het handboek zo uitgebreid maken als je zelf wilt. Het loont om hier goed over na te denken en tijd en moeite in een personeelshandboek te steken. Voorkom discussie achteraf en leg alles vooraf goed vast.
Waarom een personeelshandboek?
Het opstellen van een personeelshandboek kost misschien even wat tijd, maar het scheelt je heel wat tijd achteraf. Een personeelshandboek schept namelijk duidelijkheid en je voorkomt discussies. Het hebben van een personeelshandboek kent meerdere voordelen, ik zet ze graag voor je op een rijtje:
- Verwachtingsmanagement: de werknemer weet wat hij of zij kan verwachten bij in dienst treding. In geval van ziekte of verlof weet hij of zij welke stappen er genomen moeten worden, deze duidelijkheid komt het effectief en efficiënt werken ten goede.
- Aanpassen van de regels: het is toegestaan om het personeelshandboek tussentijds aan te passen. Dit is een stuk makkelijker dan elke arbeidsovereenkomst individueel aan te passen. Als werkgever heb je wel goedkeuring van je werknemers nodig. Ook kan het zijn dat je bepaalde regels niet mag wijzigen.
- Juridisch ingedekt: doordat je de regels op papier hebt gezet, ben je beter juridisch ingedekt als er onenigheid ontstaat tussen de werkgever en werknemer.
Doen Wat Werkt: een personeelshandboek!
Ben je enthousiast geworden over een personeelshandboek maar schrikt het opstellen ervan je wat af? Want wat neem je nou precies allemaal op in een personeelshandboek, wat zijn precies de wetten en regels waar je je aan te houden hebt en de afspraken die je als werkgever samen met je werknemers wil maken?
Doen Wat Werkt helpt! Samen gaan we kijken naar de onderwerpen die je graag zou willen opnemen in het personeelshandboek. Tegelijk kan ik je adviseren over andere mogelijke onderwerpen en afspraken die je zou kunnen opnemen in het personeelshandboek. Zo maken we samen een personeelshandboek op maat. Omdat een personeelshandboek werkt!
