vakantieplanning 2019

Vakantieplanning 2019

Yes! Lente! Oh, wat heerlijk is dit toch. Die eerste prille zonnestralen, het frisse ontluikende groen en al die vrolijke vogelgeluidjes. We trekken er weer op uit. Ik misschien iets minder want ik woon lekker op het platteland. Een voorrecht. Daar krijg je de lente nog intensiever mee dan in de stad denk ik. Hoe dan ook, ik krijg altijd in deze periode het gevoel dat ik al een beetje op vakantie ben.

 

Vakantieplannen maken

Er over nadenken geeft al voorpret. Toch? Nou, voor veel ondernemers is dat dus niet altijd het geval. Het zweet breekt hen uit. Want vakantieplannen of vakantieplanning, dat maakt ook wel wat uit. Want wat een probleem kan die verrekte vakantieplanning zijn. Het is zo’n ‘dingetje’ in onze werkende wereld. Want wie achterblijft moet de zaak draaiende houden.

 

Wat!!? Al geboekt?

Een ondernemer die ik adviseer op het gebied van personeel en organisatie, liep daar onlangs weer keihard tegenaan. Een van zijn medewerkers had alvast de vakantie geboekt. Dat kwam pas aan het licht toen deze ondernemer het met zijn personeel over de vakantieplanning kreeg. “Wat? Al geboehoekt??? Hoe bedoel je?” vroeg deze beste werkgever. En zijn medewerker vertelde over de scherpe aanbieding die hij ’s avonds op vakantieveilingen.nl voorbij had zien komen. “Het was nu of nooit, dus nu” legde zijn medewerker uit.

 

In de knel

Je voelt ‘m al aankomen. Deze ondernemer kwam in de knel. Hij heeft te weinig mensen in de vakantieperiode om de toko draaiende te houden. Een probleem, want hij kan zijn klanten niet bedienen. Ik zie het vaker hoor: de winkel kan niet openblijven, of niet alle taxi’s kunnen rijden. De twee specialisten die je hebt zijn tegelijkertijd weg. Dus krijg je boze, ontevreden klanten. Maar ook collega’s krijgen onderling bonje.  Ze raken geïrriteerd, want ‘jij hebt al mooi jouw vakantie geboekt. En nu zitten wij met een dilemma.’ Want de opties waaruit je kunt kiezen zijn beperkt tot of een nare werksfeer of je medewerker de vakantie laten annuleren. Kies maar daar maar eens uit.

 

Genietmomentje

Jouw klant merkt dat natuurlijk ook. Of krijgt het met een beetje pech gewoon te horen. En dat is niet goed, daar zijn we het snel over eens. Dus de ondernemer in kwestie heeft zelf zijn vakantie moeten verzetten. Zie je het voor je? Hij werkt het hele jaar keihard, het hele gezin krijgt dat dag in dag uit mee, en dan moet je ….(krachtterm naar keuze)… ook nog eens je vakantie verplaatsen. Kom daar maar eens mee thuis. Lekkere voorpret over jouw genietmomentje in het jaar. Nou niet dus. Wat eigenlijk zo’n mooi moment in het jaar kan zijn, geeft ineens veel stress, gedoe en frustratie.

 

Iedereen blij op vakantie

Als je hier op tijd bij stil staat en op tijd actie op onderneemt dan wordt de vakantie weer dat rustmoment. Iedereen gaat blij op vakantie. En bij terugkomst kunnen jouw medewerkers hun leuke vakantieverhalen met elkaar delen. En wie weet, krijgt de hele ploeg ook nog een leuk kaartje als je op vakantie bent. Ook die goede vibe merkt de klant.

Genietmomentje

Leuke aanbieding

Toch is het niet gek hoor, dat gehannes met vakantieplanningen op het werk. Ieder jaar opnieuw. Het is weekend en je zit met je partner achter de pc. Die leuke aanbieding komt voorbij en je moet snel zijn. Je boekt en het kwaad is geschied. En met de beste bedoelingen hoor. Maar het is niet nodig. Er zijn hele praktische oplossingen voorhanden.

 

Gewoon op tijd

Kaart al in een vroeg stadium de vakantieplanning aan. Dat kan gerust eerst in grote lijnen. Wanneer willen jouw mensen ongeveer op vakantie. Hoeveel mensen kunnen tegelijk op vakantie? Zijn er knelpunten en hoe gaan we die oplossen. Geef dat ook tijdig aan als ondernemer. Heb je dat vroegtijdig geregeld, dan kunnen je medewerkers boeken. Als ondernemer heb je dan ook rust. Zonder gedoe in de toko. Wees duidelijk naar elkaar.

 

Vakantieplanning Excel

In Excel kun je prachtige planningen maken. Je hebt er echt geen kostbare tools voor nodig. Veel te complex. Allemaal niet nodig. Ik kan je met het vakantieplan helpen, bel me gerust! Gewoon doen wat werkt voor P&O. Want mijn eigen vakantie? Ach, die heb ik nog lang niet gepland. Is ook niet nodig, met dit heerlijke uitzicht achter mijn huis.

 

Voorjaarsschoonmaak

De witte tornado in jouw bedrijf

‘t Was weer eens zover. Ik was thuis even op zolder. En misschien herken je het wel wat er op dat moment door me heen ging: er stond me toch een troep! Wat een ontboezeming he? Spullen waar ik echt niks meer mee doe. Zooi. Anders kan ik het niet noemen. Spullen waarvan ik eigenlijk al jaaaaaren geleden afstand had moeten doen. Het staat alleen maar in de weg en iedere keer dat ik het zie, verzucht ik ‘Och ja, daar moet ik nog steeds iets mee doen’. Maar ondertussen niet doen he, want nu komt het niet uit. Ken je dat? Er staan zelfs dozen die ik vanaf de verhuizing naar dit huis, niet meer heb opengemaakt. Dit zolder-tafereel komt ook voor in bedrijven. Ook bedrijven bewaren oude meuk waar ze niets meer mee doen. En dan gaat het misschien niet zozeer om spullen, maar is het oud beleid, zijn het oude regels of vergeten documenten in personeelsdossiers. Het kan eenzelfde ervaring opleveren als die ik had op mijn zolder. Je ziet het, je weet het en ook hier doe je er niets meer mee. En ondertussen staat het je feitelijk gewoon regelrecht in de weg.

Opgeruimd personeelsbeleid

Is dat kwalijk? Ja, ik vind van wel. Want oude spullen die je niet meer gebruikt nemen ruimte in. Ruimte, die je ook ergens anders voor kunt gebruiken. En net als bij jouw opgeruimde huis, kan ook de bezem door je personeelsbeleid je lucht en ruimte geven. Een opgeruimd huis geeft een opgeruimd hoofd.

De spullen op mijn zolder die overbodig zijn, daarover ga ik nu een beslissing nemen. Want waarom zou ik nog iets bewaren waar ik helemaal niets meer mee doe? Het kost me niet alleen ruimte. Het kost me ook – vaak ongemerkt – energie.

Ook in jouw organisatie kun je net zoals ik dat op mijn zolder had, denken  ‘Oh ja, is ook zo, dat moet nog weg.’ En als je dan nog precies weet wat er staat, dan is er nog iets van overzicht. Maar als je zoals ik, zelfs dozen hebt waarvan je niet meer weet wat erin zit, dan heb je een probleem. Het verzamelt ook nog eens alleen maar stof.

Aanpakken dus

De bezem erdoor. Ramen open en luchten. Het ruimt op. Op zolder. En ook in mijn hoofd. In plaats van die vervelende gedachte dat ik nog iets moet doen, heb ik nu ruimte voor vernieuwing. Gek toch eigenlijk, dat je maar niet aan het opruimen toekomt.  De verklaring die je hebt is geen legitieme verklaring. Je stelt het gewoon uit. Omdat je er nu geen zin in hebt. Omdat je nu iets anders moet doen, omdat… we zijn meesters in het bedenken van goede redenen om het uit te stellen tot later. Maar wees gerust, het is ook logisch.

Bij organisaties gaat het precies zo. Je hebt ooit afspraken gemaakt met je personeel. En daarna kijk je er nooit meer naar om. Het zijn als het ware die dichtgeplakte dozen die ook nooit meer open gaan. Ook een klant van mij liep hier tegenaan. Hij had ooit allerlei afspraken keurig vastgelegd in personeelsdossiers. Afspraken die betrekking hadden op zaken die ze al jaren niet meer doen. Hij heeft de bezem erdoor gehaald. En maar goed ook, want er kwamen rare dingen aan het licht. Op tijd gelukkig.

Voorkom grote risico’s

Op het gebied personeelszaken moet je naar mijn mening periodiek ‘je zolder’ even checken. Ik illustreer met een voorbeeld wat het je kan opleveren: stel je hebt een taxibedrijf. Check dan ieder jaar of de rijbewijzen van je chauffeurs nog geldig zijn. Doe je dat niet, en je chauffeur veroorzaakt een ongeluk, dan loop je gigantische risico’s. Jij hebt geen taxibedrijf misschien. Maar stap eens op jouw denkbeeldige zolder en kijk eens kritisch om je heen. Is het opgeruimd?

Nu is het ideale moment

Schakel mij maar in als een soort Mien Dobbelsteen, ik weet zeker dat ik gewapend met mijn stoffer behoorlijk wat zaken tegenkom waar je wat mee kunt. Mijn advies aan jou is plan je voorjaarsschoonmaak en check of alles up to date is. Past wat er op jouw zolder staat nog bij je huidige situatie? En betrek gerust jouw medewerkers daarbij. Ook zij kunnen schoonmaken. Stel niet uit. Verzin geen smoesjes, want het ideale moment is nu. Het voorjaar staat tenslotte voor de deur. Laat die frisse wind er maar doorheen waaien. En heb je wat extra handjes nodig? Ik trek graag m’n schort en schoonmaak handschoenen aan en help je. Ik weet het zeker: het geeft je een opgeruimd gevoel!

Wie hoest bij ziekte ‘t salaris op?

Ziekteverzuim

“Och ja, ‘t gaat rond hé”. Het is een veelgehoorde reactie de laatste weken op ziekmeldingen. Ziekteverzuim in je bedrijf kan je flink uit de slaap houden, toch?

Wat mij betreft is het een onderschat probleem binnen het mkb dat de ondernemer niet of in elk geval onvoldoende op de hoogte is van de Wet Verbetering Poortwachter. Ik ben niet zo van de regeltjes maar je hebt gewoon een aantal dingen te doen.

“Ziek maar lekker uit”

Laatst sprak ik een ondernemer. Hij had een hardwerkende medewerker die al jaren voor hem werkte. Alles ging prima. Op een dag meldde deze medewerker zich ziek. De reactie van de ondernemer was “Oké, neem de tijd en ziek lekker uit.” Eigenlijk zei hij dus “Ik accepteer dat je ziek bent en ik accepteer ook de loondoorbetaling”. Als je zoiets zegt is het goed om te weten dat die loondoorbetaling wel 104 weken kan duren. Een ander ding is dat die ondernemer misschien wel vervanging moet zoeken.

Loondoorbetaling 104 weken

Je hebt waarschijnlijk wel een verzekering voor een deel van het salaris. Maar negen van de tien keer is er eerst een wachttijd van een aantal weken. Dus over die periode moet je sowieso zelf het salaris van je zieke medewerker ophoesten. Voor dat geld krijg je niets terug. En dat voel je direct. Zoiets komt altijd ongelegen, dus dan moet je die zieke medewerker ook nog ‘ns gaan vervangen.

Denk even na!

Mijn punt is eigenlijk: beste ondernemer, denk goed na voordat je zomaar zegt “Ziek maar lekker uit”. Vraag wat je werknemer eventueel nog wel kan en wat je voor hem of haar kunt doen. Stel gewoon de vraag “Wanneer denk je dat je terugkomt?” En spreek af wanneer die werknemer weer even contact met je opneemt. Het komt echt voor dat iemand zich ziek meldt met in eerste instantie een onschuldig griepje, maar dan blijkt er iets heel anders achter te zitten. Denk aan een medewerker die niet lekker in z’n vel zit of tegen een burn-out aan zit. Jij bent nog steeds in de veronderstelling dat er sprake is van een verwaarloosd griepje. Maar dan blijkt dat het verzuim ineens langer gaat duren. Het klinkt allemaal wat dramatisch misschien, maar het zijn wel de issues waar je als ondernemer goed over moet nadenken voordat je zegt “ziek maar lekker uit”.

Een tandje erbij

Bovendien, de collega’s van de zieke medewerker moeten een tandje erbij als je niet zo snel vervanging kunt realiseren. En jouw eigen tijd kost natuurlijk ook geld. Je kunt niet overal van op de hoogte zijn hoor, maar realiseer je goed hoe je op een ziekmelding reageert en wat dat allemaal betekent. Als ondernemer wil je hier niet mee bezig zijn. Je wilt ondernemen.

Onrust

Ziekteverzuim brengt altijd onrust. Het kost je productiviteit. Het kost je geld. Oké, het kan gebeuren. En gelukkig wil iedereen dan wel even wat harder lopen. Maar vergeet nooit om aan de voorkant goed voor je medewerkers te zorgen. En weet – ik herhaal het – waar je ja op zegt.

P&O is waarschijnlijk niet je eerste aandachtsveld en dat geldt ook voor verzuimbegeleiding. Maar juist als je tevreden bent over het functioneren van je medewerkers, is het goed je te realiseren hoe je reageert op een ziekmelding en welke consequenties die reactie heeft.

Goede raad

Mijn advies is dat je niet alles zelf moet doen. Zoek een deskundige met verstand van zaken. Of volg eens mijn workshop. Na deze workshop ken je de belangrijkste punten:
Wat moet je doen als werkgever?
Welke stappen moet je zetten?
Wat is de Wet Verbetering Poortwachter?
Welke verplichtingen heb jij als werkgever?
Welke verplichtingen heeft jouw medewerker?
Wanneer moet je de Arbodienst inschakelen
Hoe kun je die het beste inschakelen?
Neem je daar een volledig contract of volstaat een basispakket?

Maar je kunt me natuurlijk ook zo bellen of mailen. Ik vertel je graag over mijn P&O-aanpak en ook specifiek als het gaat om aanpak ziekteverzuim. Ik wil best eens met je meekijken naar hoe je het nu geregeld hebt, ook verzekeringstechnisch. Leg ik de wet Poortwachter uit. Wees gerust, dat doe ik niet op de saaie ‘wetmanier’ maar gewoon wat werkt: wat moet je doen en wat betekent dit.

Workshop verzuim

Neem vrijblijvend contact met me op voor de eerstvolgende workshop: janneke@doenwatwerkt.info

Kerstpakket? Echte aandacht past niet in een doos

December staat voor de deur. Wil je nog een kerstpakket bestellen voor je medewerkers? Lees dan eerst verder. Want alleen met echte aandacht kom je als organisatie vooruit. Ik help je graag!

Geurstokjes. Meen je dat nou?

December. Traditiegetrouw blikken we dan terug naar een jaar dat weer voorbij vloog. En negen van de tien keer doen we dat met een eindejaarsattentie voor het personeel. Een doos met witte wijn (“ik lust alleen de rode”), een rollade (“ik ben vegetariër”), geurstokjes voor op het toilet (“euhm…, die wil ik niet!”) voor de medewerkers. Of nog erger een ‘zoek-het-toch-lekker-zelf-uit-bon’.

Maar mensen toch…!

Als een medewerker in februari iets heel goeds heeft neergezet, waarom geven we dan niet direct die attentie? Want zo’n kerstpakket is toch een blijk van waardering! Een bedankje voor bewezen diensten? Wie in februari een bijzondere prestatie neerzet krijgt dus pas in december daar de welverdiende aandacht voor. Hoe jammer is dat? Bij veel bedrijven wordt een pakket uitgezocht op internet. Kant en klaar. Fancy naam, strik erom. Lekker makkelijk. Of nog erger wat mij betreft, die ‘zoek-het-toch-zelf-uit-bon’ met een code waarmee je een cadeau kunt uitzoeken. Onpersoonlijker kan haast niet.

Jammer. Gemiste kans

Ten eerste: echte aandacht geven beperkt zich niet tot december. En ten tweede: echte aandacht past niet in een doos. Maar ik begrijp het wel, ’t is de waan van de dag hè! Die zorgt in organisaties ervoor dat dit gevaar van ‘aandacht in een doos’ levensgroot is. Hoe groter organisaties worden, hoe minder persoonlijke aandacht er voor de medewerker is. En dat is erg. Want het effect is namelijk dat mensen het gebaar niet waarderen. Ik heb ooit ook zelf zo’n bon op de deurmat gehad, met een standaard tekstje dat ik er op internet iets voor mocht uitzoeken. Toen dacht ik ook, als dit dan de waardering is, dan is dat toch wel heel erg jammer. Dit zijn ronduit gemiste kansen. Want de werkgever die in zo’n attentie investeert, denkt dat hij daarmee iets goeds doet. Maar het komt heel anders over bij de werknemers.

Een veel positiever effect is zo makkelijk

De meeste organisaties reserveren een budget om er iets leuks mee te doen voor de medewerkers. Maar bedenk het nu eens niet voor je medewerkers, maar mét je medewerkers. Ga met elkaar om tafel. Stel eens de vraag “Jongens, hoe zullen we het dit gaan organiseren?” Misschien zeggen ze dat ze inderdaad dat kerstpakket graag willen. Maar ik denk dat er wel eens hele andere ideeën uit kunnen komen. Je hoeft niet met iedereen om tafel, je kunt ook ieder jaar een andere groep vragen. Het effect is dan zoveel groter en positiever.. En het is logisch hoor, dat veel directies of hun P&O-afdelingen, alleen maar die standaard kerstpakketten zien. Want het is een hype, je wordt er al vanaf augustus mee doodgegooid. Maar laat die traditie nou eens los. We hebben het steeds met elkaar over verantwoordelijkheid, persoonlijke aandacht en de menselijke maat. Nou, dit is je kans.

Ik help je. Dit jaar nog.

Echte aandacht is niet alleen in december belangrijk, maar ook maart, april of wanneer dan ook. Echte aandacht stop je niet in een doos. Is aandacht een actueel thema in jouw organisatie? Ik wil graag met je sparren en mijn ideeën met je bespreken. Want ik kan je helpen om dit op een originele manier in jouw bedrijf op te pakken. Dit jaar nog. En moet je eens zien wat je er dan mee bereikt! Het helpt je aan bevlogen medewerkers.

Merry Christmas!